In artikel 18 van de Regeling Wapens en Munitie wordt omschreven welke wapens zijn vrijgesteld van een aantal verboden in de Wet Wapens en Munitie. Omdat het niet altijd evident is dat een wapen onder deze vrijstelling valt heeft de vereniging een certificaat gecreëerd waarin de status van het wapen vastgelegd wordt. Het certificaat,dat formeel ‘Verklaring van Vrijstelling’ heet, geeft aan onder precies welk onderdeel van artikel 18 het wapen valt. We willen hier het VNW beleid met betrekking tot die verklaringen van vrijstelling conform artikel 18 nog eens verduidelijken.
Grondregel is dat het ondertekenen van de verklaring door de experts betekent dat, in voorkomend geval, zij bereid zijn om onder ede te verklaren dat het wapen, naar de kennis van het moment van ondertekenen, onder de vrijstelling valt. Voor het hekje, in de rechtszaal dus. Op die manier heeft u wat aan een verklaring, anders niet. Zo nodig zoeken de experts door maar als er gerede twijfels zijn geven zij geen verklaring af.
We maken voor het afgeven van een verklaring gebruik van een beperkt aantal experts. Op dit moment zijn dat Ing J. van Driel en Ir. J.P. Loeff. Beide hebben een ruime algemene kennis van oude vuurwapens en beide hebben geen commerciële belangen bij het al dan niet vrijgesteld zijn van wapens. Deze experts consulteren zo nodig andere experts die mogelijk over het betreffende wapen nog meer weten.
In de meeste gevallen wordt de verklaring afgegeven op grond van bestaande vakliteratuur of informatie van de fabrikant, zoals catalogi, handleidingen en verklaringen van fabriekshistorici. Op de certificaten worden ook wat bronnen vermeld waar meer informatie over het wapen gevonden kan worden. Bij het ontbreken van informatie wordt een oordeel gebaseerd op de eigen analyse van de deskundigen, die zich daarbij baseren op hun specifieke expertise. Soms moet van jurisprudentie uitgegaan worden.
Het wapen wordt met een beschrijving eenduidig vastgelegd. De karakteristieken zijn: soort wapen, merk of maker, type, serienummer, bouwjaar, kaliber, of het al dan niet voor patronen bedoeld is en welk ontstekingstype het heeft. Verder worden één of meerdere foto’s van het wapen afgedrukt waar het duidelijk op herkenbaar is. Afgezien van het serienummer en de aanschietmerken kan het wapen ook geïdentificeerd worden aan de hand van dingen die op de foto te zien zijn, zoals de houtnerf van de kolf, eventuele roestvlekken, bewerkingssporen, bijzonder gevormde onderdelen en andere niet eenvoudig of onmogelijk te vervalsen uiterlijke kenmerken.
De verklaring is voorzien van een aantal echtheidskenmerken die moeilijk te vervalsen zijn. De verklaring heeft een uniek nummer en er is een holografische zegel met het verenigingslogo aangebracht, dat niet te scannen of te fotokopiëren is. Ook worden alle verklaringen voorzien van een droogstempel en ondertekend door beide experts. Van de verklaringen wordt een archief met kopieën bijgehouden.
De achterzijde wordt meestal voorzien van de tekst van Artikel 18 en/of het betreffende beslissingsschema. Dit is echter geen echtheidskenmerk omdat dit in het begin niet gebeurde.
Een verklaring kost voor leden van de VNW € 25 en voor niet-leden € 50 per aangevraagde verklaring.
De kosten worden ook in rekening gebracht indien een verklaring wordt aangevraagd maar, om wat voor reden dan ook, niet afgegeven. Ook in dat geval is namelijk onderzoek verricht. Mocht het nodig zijn dat er veel meer onderzoek gedaan wordt dan kunnen daarvoor extra kosten (waaronder reiskosten) in rekening gebracht worden. Dit gebeurt altijd in overleg met de aanvrager van de verklaring.